Spotkanie z klientem

Ten kto jest freelancerem i pozyskuje klientów na gruncie lokalnym ten ma wiele takich spotkań i za sobą i przed sobą. Nie ma co zgrywać twardziela i wciskać ciemnoty na temat tego, że takie spotkania stresujące i trudne nie są, bo są, bo czym innym bywają w istocie jak nie rozmowami o pracę?  Co przed, podczas i po takich spotkaniach warto mieć na uwadze? O tym poniżej.

Wiedza o kliencie

Chyba i jednak na szczęście jest tak, że wszystko dzieje się zazwyczaj bardzo szybko. Jest telefon, umawiacie się na spotkanie, (upraszczając) następnego dnia wypada potwierdzić godzinę spotkania, wziąć parę głębokich oddechów, zabrać z sobą tyle wiedzy o kliencie ile udało nam się wykopać podczas penetracji internetu, Panoramy Firm itp. Ważne jest zdobycie istotnych informacji o branży w jakiej porusza się klient, odszukanie stron firm konkurencyjnych, by mięć ogląd na to w jakiej stylistyce są osadzone, co się na nich znajduje. Bardzo ważną informacją jaką powinieneś posiadać to liczba osób zatrudnionych w danej firmie. Pozwala to wyciągnąć wstępne wnioski na temat majętności klienta, co jest pomocne nie tylko podczas wyceny projektu. Na podstawie zebranych informacji warto wypracować także zawartość poniższego h2, czyli obrazowe, mające ułatwić komunikację i pozwalające trafić do klienta przykłady.

Przygotuj sobie obrazowe przykłady

Używając w rozmowie z klientem żargonu informatycznego, czy też zwrotów technologicznych, masz szansę jedynie na to, że komunikacja nie będzie udana. Nawet jak klient macha głowa w geście zrozumienia, najpewniej nie rozumie niczego. Dlatego też bardzo ważne jest wybadanie branży w jakiej się porusza i wypracowanie obrazowych porównań.

Przykład:

Klient prowadzi firmę przewozową. Zgłaszał wcześniej, że potrzebuje zwykłej wizytówki firmowej, a podczas spotkania wysyła sprzeczne sygnały, z których wnioskujesz, że stronka urasta do rangi Onetu. Zakładamy, że wcześniej poczyniliście już jakieś wstępne ustalenia co do ceny i rozmiaru projektu. Jak to wszystko usystematyzować, żeby miało to ręce  i nogi? Jeśli klient faktycznie nie potrzebuje czegoś wielkiego, a o to wykrzykuje, można mu powiedzieć, że to tak samo  jakby zlecono mu przewiezienie pakunku wielkości pudełka zapałek, z Gdańska do Krakowa, a on do tego celu oddelegowałby tira, dwóch kierowców wraz z eskortą służb ochroniarskich. Dobitne? Może tak, ale obrazowe. Obraźliwe? Może racja, może nie. Ale jak dodasz, że jesteś uczciwy, nie chcesz narażać go na niepotrzebne koszty, to troszkę go ugłaszczesz.

Co innego, jeśli klient w tej chwili nie potrzebuje zaawansowanych skryptów, ale ma w planach stopniowo rozszerzać zakres swojego działania w internecie. Wtedy w dobrym imieniu, jest już wstępnie przemyśleć projekt pod rozbudowę  i zadbać, abyśmy to my w przyszłości realizowali te zadania.

Czy szata zdobi człowieka?

Ludzie oceniają nas po wyglądzie, bo po czym mają nas oceniać we wstępnej fazie kontaktu? Ale czy koniecznie trzeba pakować się w garnitur i kurczowo zaciskać na szyi zwis męski? W dużej mierze zależy to od tego do jak wielkiej firmy przyjdzie nam jechać. Najbezpieczniejsza jest  schludność. W branży kreatywnej znacznie luźniej podchodzi się do stroju i słusznie, bo po co zaciskać nim gardło kreatywności? Nie należy jednak przeholowywać w drugą stronę. Buraczkowe włosy, zakolczykowanie się, czy tatuaż żarówki na głowie, a nawet jedwabna apaszka wystająca spod kołnierzyka koszuli to rzeczy zarezerwowane dla minionego okresu młodzieżowego buntu, a ostatni przykład raczej dla osób po czterdziestce.

Przykład:

Pojechaliśmy raz z kolegą do firmy, która wydawała nam się molochem, odpicowani po same zęby i wywołaliśmy w potencjalnym kliencie strach, zamieszanie, bo okazało się, że mamy do czynienia z 2 osobową firmą. Szef przyjął nas w progu w rozciągniętym sweterku, z umorusanym nosem. Robił wielkie oczy. Raz, że obnażyliśmy jego niewiedzę, nie wiedział o co pytać, nie wiedział czego oczekuje. Dwa, wywołaliśmy przewagę liczebną. Trzy przygnietliśmy go estetyką ubioru i dopieszczeniem detali. Nie o to nam chyba chodziło, a ostatecznie do współpracy nie doszło. To klient chce mieć górę, on płaci, on też wymaga. W tym przypadku był wyraźnie zaskoczony, a w rezultacie mógł się nawet poczuć upokorzony.

Co trzeba zabrać z sobą

Jeśli pamięć mamy ulotną, może warto pokusić się o przygotowanie ankiety, listy pytań, które powinniśmy zadać klientowi? To daje nam przy okazji możliwość robienia notatek, które są niezwykle pomocne. Dlaczego? Dlatego, że przeważnie z takiego spotkania wychodzimy przeładowani informacjami, lekko zszokowani, a wszystko zaczyna się okładać w głowie dopiero wtedy, jak opadną emocje. Pytanie tylko, na ile się z klientem zrozumieliście? I ile wyleciałoby Ci z głowy, gdybyś nie miał notatnika?

Na spotkanie z klientem warto też zabrać z sobą nasze portfolio z drukami (jeśli jest to konieczne). A już na 100% trzeba zabrać z sobą wizytówki. Nie każmy klientowi notować naszych namiarów na żółtych karteczkach.

Idealnie jest też, jeśli mamy przy sobie laptopa z dostępem do mobilnego internetu. Często jeszcze zdarza się tak, że w pomieszczeniu w jakim prowadzimy rozmowy nie ma komputera, albo internetu, a akurat trzeba coś pokazać, zaprezentować, przedstawić, zobrazować.

Rozluźnianie atmosfery

Pamiętając o tym, że klient jest zazwyczaj laikiem w sprawach jakie nam zleca, należy też uwzględniać fakt o tym, że i on jest w naszym towarzystwie spięty. Nie wie jakie pytania nam zadać, by nas wybadać, nie wie jak nas podejść, sprawdzić, jeśli o uczciwość chodzi oraz o umiejętności. W jego głowie kołatać się mogą myśli typu „może mnie oszukać”, „nabić w butelkę, bo nie wiem o co chodzi” itp.

Przykład:

Załóżmy, że mamy zamiar nabyć smart phone’a, a nie mamy o nich bladego pojęcia. Nie wiemy, który jest dobry, czym się różnią. Ruszamy do sklepu. I co? Tak bez strachu wyrzucimy te 2500 zł, polegając tylko i wyłącznie na doradztwie sprzedawcy? Nie sądzę.

Co innego, jeśli poczytamy o nowych technologiach, przejrzymy setki opinii użytkowników. Wtedy to my wchodzimy na salon jako geek, to my królowie będziemy przebierać i marudzić, bo mamy zostawić 2,5 tys, wymagamy i na dodatek swoje wiemy, najpewniej zaginając sprzedawcę, który na co któreś z rzędu pytanie odpowie co najwyżej „yyyyyy”. Osiągamy tym sposobem wyższy stopień wtajemniczenia, dodający na pewności.

Klient może tej pewności nie mieć, bo nie miał czasu na przygotowanie zestawów pytań mających nas wybadać. Ale też ma dokonać zakupu, w ciemno. Trzeba go zapewnić o tym, że jesteśmy pełni chęci do działania, kompetentni, godni zaufania. Zapewnić go o raportowaniu postępu prac. A co najważniejsze, dotrzymywać obietnic, bo zaufania nie buduje się „na wczoraj”.

Oklepane zwroty typu „ładne ma Pan/Pani biuro”

Warto wysilić się w dziedzinie zwrotów symbolizujących pochlebstwa, czy lizusostwa. Pamiętajmy, że jeśli ludzie czytają podręczniki dotyczące savoir-vivre’u, psychologii sukcesu itp., to te same. Może więc warto, zapytać o konkretne produkty, poprosić o oprowadzenie po firmie, pokazanie magazynu firmowego? Szef jest wtedy w 7 niebie! W końcu to przedmiot jego działalności pożera 70% jego czasu.

Z czym wypada wrócić

To zależy już od Was, od postępu rozmów i ustaleń. Pewnie z klienta strony padły deklaracje o tym, że dostarczy niezbędne dla projektu materiały, a Ty po ochłonięciu ze stanu pełnego emocji i wrażeń, będziesz mógł przewertować wytyczne, zanotować uwagi, rozplanować poszczególne etapy prac, przejrzeć wstępne warunki umowy jaką podpiszecie, ponownie wycenić projekt itp.